Prüfung und Qualitätssicherung aller steuerbezogenen Kundendokumente, die im Laufe des Jahres versendet werden (z. B. Steuerbescheinigungen, Jahressteuererklärungen, Einkommensberichte, QM-Bestätigungen)
Erstellung eines umfassenden Steuerdokumentenkalenders, der festlegt, welches Dokument wann an welche Kundengruppen versendet wird
Definition und Dokumentation von End-to-End-Prozessen, die den gesamten Lebenszyklus von der Auslösung bis zum Versand an den Kunden abdecken
Entwicklung eines Prozesses zur Dokumentenzustellung an einen externen Druck- und Versanddienstleister
Einrichtung eines Upload- und Übertragungsprozesses (Workflow) zum zentralen Dokumentenarchivsystem
Operative Unterstützung bei der Erstellung und dem Versand von Dokumenten, einschließlich potenzieller Serienbriefe (Excel + Word)
Erstellung einer vollständigen RACI-Matrix für alle steuerrelevanten Prozesse (Steuerabteilung, COO-Büro, Empfang, Kundenservice)
Entwicklung eines Governance-Modells für alle Steuerbescheinigungen und Dokumentenflüsse
Identifizierung von Prozesslücken und Empfehlung/Implementierung von Verbesserungen zur Steigerung von Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit
Unterstützung der Automatisierung und Standardisierung von Dokumenten- und Versandworkflows
Enge Zusammenarbeit mit den Teams aus Steuerabteilung, COO-Büro, IT und Empfang, um ein konsistentes und zuverlässiges Kundenerlebnis zu gewährleisten

Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
Fundierte Erfahrung in der Prozessoptimierung, idealerweise in einem regulierten Umfeld
Erfahrung in der Einrichtung von Massenversandprozessen für Dokumente, einschließlich der Anbindung an externe Druckereien und der Übertragung in das Archivsystem
Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse, einschließlich Pivot-Tabellen, SVERWEIS und Datenaufbereitung
Sicherer Umgang mit der Erstellung und Verwaltung von Serienbrief-Workflows (Word, Excel, Vorlagen)
Hohe analytische Fähigkeiten, Genauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
Hohes Engagement, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch in intensiven Projektphasen konzentriert zu bleiben
Selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, komplexe Themen eigenständig zu strukturieren

Consultant Tax Document Processes (Post-Migration) (m/w/d)