Aufgaben
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Empfang- / Pfortendienst mit Zutrittskontrolle und Zufahrtskontrolle (über Gegensprechanlage) zum Parkplatz (später: Parkhaus)
- Telefonvermittlung über eine Telefonzentrale (z. B. Entgegennehmen und Vermitteln von Telefonaten aus dem In- und Ausland, Weiterleitung an die Gesprächspartner, Verbinden von gewünschten Telefonverbindungen)
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Unterstützung der Besucherinnen und Besucher bei Check-in und Check-out über das WELCOME-Besuchermanagement-Programm (einschl. kurzer Erläuterung der Zugangsrichtlinien bei Bedarf)
- Lieferanten, Handwerker, Techniker etc. empfangen und administrieren/überwachen (z. B. Einlass über den Lieferanteneingang, Benachrichtigen der Ansprechpartner am Institut)
- Annahme und Verteilung der eingehenden Post in die Postfächer und Bearbeitung der ausgehenden Post (Frankieren, Übergabe an Postdienstleister) sowie Paketversand und Paketannahme (inkl. Dokumentation in Datenbanken)
- Warenannahme und Information an den Besteller am Institut; Öffnen der Pakete, Abgleich des Wareninhalts mit dem Lieferschein, Scan der Lieferscheine und Weiterleitung an den Instituts-Einkauf per E-Mail
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Kontrolle der Besprechungs- und Konferenzräume im EG; bei Bedarf Stühle zurechtrücken
Profil
- Qualifizierte Fachkraft
- Physisch und psychisch Belastbarkeit
- Gute Auffassungsgabe
- Kommunikationsfähig und höfliches Auftreten
- Gute Umgangsformen sowie technisches Grundverständnis
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
- Erfahrungen mit Kommunikationstechnik (PC, Drucker/Scanner, Telefonanlagen, Gegensprechanlagen etc.) mitbringen
- Absolvierter Erste-Hilfe-Kurs bei einem anerkannten Anbieter wünschenswert
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima
- Durch Ihre Kandidatur über Hays sind Sie Teil einer kleinen, passgenauen Auswahl, die dem Kunden für diese Position präsentiert wird
- Ein hoch motiviertes Team und ein offener Kommunikationsstil
- In einem telefonischen oder persönlichen Qualifizierungsgespräch prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Passgenauigkeit auf die Vakanz und erhöhen so Ihre Erfolgschancen
